Systemy oceny wydajności personelu oparte na KPI zyskują w Rosji coraz większą popularność. Główne zalety takich mechanizmów to racjonalne odzwierciedlenie działań firm.
KPI: co to jest
KPI (KPI) to angielski skrót od „kluczowych wskaźników wydajności”, w języku rosyjskim określa się je jako KPI – kluczowe wskaźniki wydajności (czasem parametry). Ale w oryginalnym, obcym brzmieniu jest używany jako norma. KPI to system, który pozwala ocenić wydajność pracowników firmy w celu osiągnięcia celów (strategicznych i taktycznych).
"Wskaźniki kluczowe" pozwalają firmie analizować jakość jej struktury, potencjał w rozwiązywaniu problemów. Na podstawie KPI tworzony jest również system zarządzania celami. To jest najważniejszy czynnik: jeśli nie ma oznak ukierunkowania na wskaźniki wydajności, to nie ma nic, co można by zastosować do „wskaźników kluczowych”. Zarządzanie przez cele i KPI to zatem dwa powiązane ze sobą zjawiska. Pierwsza polega przede wszystkim na prognozowaniu wyników pracy, a także planowaniu, w jaki sposób te wyniki zostaną osiągnięte.
Kto wymyślił KPI?
Historia nie daje jednak jednoznacznej odpowiedzi na to pytaniemożesz zobaczyć, jak światowe kierownictwo zrozumiało KPI, czym one są i dlaczego są przydatne. Na przełomie XIX i XX wieku socjolog Max Weber ustalił, że istnieją dwa sposoby oceny pracy pracowników: tzw. „sułtan” i merytokratyczny. Według pierwszego szef („sułtan”) według własnego uznania oceniał, jak dobrze dana osoba radzi sobie ze swoimi obowiązkami. Racjonalny początek odgrywa tutaj drugorzędną rolę, najważniejsze jest czysto emocjonalne postrzeganie pracy podwładnego.
Metokratyczna metoda polega na ocenie wyników pracy na podstawie rzeczywistych osiągnięć, przy zaangażowaniu obiektywnych mechanizmów pomiarowych. Podejście to zostało zaadaptowane przez teoretyków zarządzania w krajach zachodnich i stopniowo przekształciło się w coś, co znamy jako system KPI. Ważną rolę w usystematyzowaniu racjonalnej oceny pracy personelu odegrały prace Petera Druckera, który uważany jest za uczynienie z zarządzania dyscypliny naukowej. Koncepcje naukowca wprost stwierdzają, że istnieją cele, ale istnieje ocena stopnia ich osiągnięcia za pomocą kluczowych wskaźników wydajności.
Korzyści z KPI
Główną pozytywną stroną systemu KPI jest obecność mechanizmu oceny pracy i pracy przedsiębiorstwa jako całości, który jest przejrzysty dla wszystkich pracowników firmy. Pozwala to władzom oceniać działanie wszystkich podległych struktur w czasie rzeczywistym, przewidywać sposób rozwiązywania zadań i osiągania celów. Kolejnym plusem KPI jest to, że kierownictwo ma narzędzie do dostosowywania pracy podwładnych, jeśli obecne wyniki pozostają w tyleod planowanego.
Jeżeli na przykład pomiar wydajności w pierwszej połowie roku wykaże, że niektóre parametry wydajności nie są wystarczająco wysokie, odbywają się warsztaty mające na celu zidentyfikowanie przyczyn i zachęcenie pracowników do lepszych wyników po kolejnych sześciu miesiącach. Kolejną pozytywną stroną KPI jest informacja zwrotna między specjalistą a menedżerem. Pierwszy otrzyma nie tylko instrukcje i czasami pozornie stronnicze czepianie się, ale uzasadnione komentarze, drugi poprawi wydajność, określając błędy i niedociągnięcia w pracy wykonywanej przez podwładnego.
Wady KPI
Wyniki ocen w ramach KPI (wskaźniki wydajności jako takie) mogą być interpretowane nie do końca poprawnie i jest to główna wada tego systemu. Z reguły prawdopodobieństwo wystąpienia takiego problemu jest tym mniejsze, im więcej uwagi poświęca się na etapie tworzenia kryteriów oceny parametrów użytkowych. Kolejnym minusem KPI jest to, że firmy będą musiały wydać dużo zasobów na wdrożenie tego systemu (liczonych z reguły w czasie, pracy i finansach). Mowa oczywiście o pracy nad kluczowymi parametrami skuteczności odpowiedniego poziomu opracowania. Istnieje możliwość, że konieczne będzie przeprowadzenie na dużą skalę przekwalifikowania pracowników: specjalistów - w celu zmiany zadań, a co za tym idzie warunków pracy, a kierownictwo będzie musiało opanować nowe metody oceny pracy podwładnych. Firma może nie być gotowa, aby dać zespołowi dodatkowy czas na opanowanieinnowacje.
Szczegóły implementacji KPI
Głównym zadaniem podczas wdrażania systemu KPI („od zera”) jest zapobieganie negatywnym postawom pracowników wobec niego. Dlatego kierownictwo firmy musi jasno przekazać sens i praktyczne korzyści płynące z innowacji każdemu z podwładnych, których praca podlega późniejszej ocenie pod kątem efektywności. Najlepszą metodą tutaj, według niektórych ekspertów z dziedziny HR, jest indywidualna prezentacja, wyjaśnienie specjalistom na konkretnych stanowiskach: KPI – czym one są i po co wdrażać ten system w firmie.
Błędem byłoby bezwarunkowe narzucanie parametrów wydajności na zamówienie, ale koniecznym krokiem jest apel ze strony najwyższych urzędników firmy. Jeśli np. kierownik liniowy informuje podwładnych w swoim dziale o zbliżającym się wdrożeniu KPI, to informację tę również powinien potwierdzić CEO. Specjalista musi zrozumieć, że system kluczowych wskaźników efektywności nie jest wymysłem szefa, ale elementem polityki strategicznej całej firmy.
Optymalny czas wdrożenia KPI
Wśród ekspertów panuje opinia, że wskaźniki KPI, jeśli mówimy o systemie, powinny być wdrażane jednocześnie na wszystkich szczeblach zarządzania firmą – od zwykłych specjalistów po top managerów. Zgodnie z tym punktem widzenia, termin wdrożenia kluczowych wskaźników efektywności nie może być wydłużony w czasie: system zaczyna działać natychmiast. Pozostaje tylko pytanie, jak optymalnie wybrać moment jego uruchomienia. Jest punkt widzenia, że wystarczy powiadomićpracowników o rozpoczęciu KPI za około trzy miesiące. To wystarczy, aby pracownicy firmy przestudiowali specyfikę przyszłej oceny efektywności ich pracy.
Powstaje też teza, że od pewnego czasu KPI może działać równolegle z poprzednim systemem płatności. W zależności od stopnia liberalizmu władz, pracownik będzie mógł wybrać, według jakiego schematu otrzyma wynagrodzenie. Możesz całkowicie zmotywować osobę do pracy zgodnie z nowym KPI poprzez premie i premie, warunki otrzymania, które zostaną jasno określone w kluczowych parametrach.
Etapy tworzenia systemu KPI
Właściwie samo wprowadzenie mechanizmów KPI poprzedzone jest kilkoma etapami prac przygotowawczych. Po pierwsze, jest to okres związany z formułowaniem celów strategicznych, jakie stawiane są przed firmą. W ramach tego samego etapu prac ogólna koncepcja zostaje podzielona na obszary taktyczne, których skuteczność ma być mierzona. Po drugie, to opracowanie kluczowych wskaźników wydajności, określenie ich istoty. Po trzecie, jest to praca nad podziałem oficjalnych uprawnień związanych z wdrożeniem systemu, tak aby każda osoba odpowiedzialna zadała pytanie typu „KPI – czym one są?”
W ten sposób wszystkie wskaźniki zostaną przypisane do konkretnych osób (działów) w firmie. Po czwarte, obecne procesy biznesowe mogą wymagać dostosowania (jeśli zaktualizowana strategia tego wymaga). Po piąte, to rozwój nowego systemu motywacyjnegopracowników, tworzenie formuł płacowych w oparciu o nowe kryteria. Po wykonaniu wszystkich określonych procedur możesz uruchomić system KPI.
Wymagania dotyczące kluczowych wskaźników wydajności
Jak wspomniano powyżej, KPI to kluczowe wskaźniki wydajności, które są nierozerwalnie związane z celami firmy. Jakość targetowania rozwoju jest głównym wymogiem dla systemu KPI. Cele można kształtować według różnych zasad, ale jedną z najpopularniejszych w środowisku HR jest koncepcja SMART. Oznacza „konkretny” (konkretny), „mierzalny” (mierzalny), „osiągalny” (osiągalny), „istotny dla wyniku” (istotny), „ograniczony w czasie” (określony w czasie) i w rezultacie dający wypracowane i jakościowe KPI.
Przykłady celów, które spełniają te kryteria: „otwórz tak wiele (mierzalnych) punktów sprzedaży (konkretnych) w mieście (odpowiednich) w pierwszym kwartale (ograniczone czasowo)” lub „sprzedaj tak wiele biletów lotniczych do takich i taki kraj za trzy tygodnie. Każdy cel należy podzielić na zadania, które z kolei sprowadzane są do poziomu osobistych KPI (dla pracowników lub działów). Według niektórych ekspertów optymalna liczba to 6-8.
Automatyzacja KPI
Jednym z czynników udanego wdrożenia KPI jest infrastruktura technologiczna. Ponieważ kluczowe wskaźniki wydajności to zestaw racjonalnych wskaźników, komputer wykona z nimi bardzo dobrą robotę. Istnieje wiele rozwiązań programowych do zarządzania KPI. Możliwości dostępne w takich dystrybucjach są dość szerokie. Po pierwsze, jest to wygodneprezentacja informacji (w postaci wykresów, analiz, dokumentacji) o procesach związanych z KPI. Co to daje? Przede wszystkim jedność percepcji danych, zmniejszająca prawdopodobieństwo błędnej interpretacji liczb. Po drugie, jest to automatyzacja zbierania i obliczania wskaźników wydajności. Po trzecie, jest to analiza wielowymiarowa (z bardzo dużymi ilościami liczb), która będzie trudna do wykonania osobie bez programu. Po czwarte (w obecności infrastruktury sieciowej) jest to wymiana informacji między poszczególnymi pracownikami oraz tworzenie kanałów informacji zwrotnej „szef-podwładny”.
