Klient i poczta programu Outlook to jeden z wielu programów i usług stworzonych przez firmę Microsoft. Dają użytkownikom możliwość wysyłania, odbierania e-maili oraz organizowania dnia pracy za pomocą wbudowanego organizera. Aby w pełni wykorzystać wszystkie funkcje wbudowane w program, należy go skonfigurować.
Dodawanie skrzynki pocztowej do programu Outlook 2007
Jest to najważniejsze ustawienie w programie pocztowym, ponieważ jest bezużyteczne bez połączenia z pocztą e-mail. Aby skonfigurować Outlooka tak, jak powinien, musisz postępować zgodnie z następującym algorytmem:
- Wybierz „Usługa” na pasku menu.
- W menu rozwijanym kliknij pozycję podrzędną „Ustawienia konta”.
- W zakładce "E-mail" kliknij przycisk "Utwórz…".
- W oknie „Dodaj konto” wprowadź login i hasło ze skrzynki pocztowej zarejestrowanej na Hotmail.
- Aby skonfigurować dostęp do innych serwerów pocztowychzaznacz pole obok wiersza „Konfiguruj ręcznie…” i kliknij „Dalej”.
- Wybierz „Internetowa poczta e-mail”.
- Wypełnij wszystkie wiersze, wybierz protokół dla wiadomości przychodzących.
- Kliknij przycisk „Więcej ustawień”.
- Na trzeciej karcie zaznacz pole obok „Serwer SMTP wymaga…”.
- W ostatniej zakładce wprowadź numery portów i typ używanego szyfrowania SSL lub TSL.
- Kliknij przycisk „Sprawdź konto”, aby sprawdzić, czy ustawienia są prawidłowe.
- Kliknij „Dalej” i „Zakończ”, aby zakończyć konfigurację.
Tworzenie podpisów do wiadomości
Ta opcja pozwala wstawić dowolny standardowy tekst do każdego wysłanego listu: życzenia, kontakty lub nazwę firmy. Microsoft Outlook 2007 umożliwia utworzenie kilku takich wpisów i łączenie ich z określonymi skrzynkami pocztowymi. Istnieją dwa sposoby wywołania okna w celu utworzenia nowego podpisu. Pierwsza jest następująca:
- Na pasku narzędzi kliknij przycisk „Utwórz”.
- W otwartym oknie przejdź do zakładki „Wstaw”.
- Naciśnij przycisk „Podpis” i wybierz podpunkt „Podpisy”.
Aby stworzyć podpis w drugi sposób, potrzebujesz:
- Przejdź do menu „Serwis”, wybierz podpunkt „Opcje”.
- W oknie, które się otworzy, przejdź do zakładki "Wiadomość" i kliknij przycisk "Podpisy".
Tworzenie nowego podpisu odbywa się według następującego algorytmu:
- Kliknij lewym przyciskiem myszy przycisk „Utwórz”. W nowym oknie wprowadź nazwę przyszłego tekstu.
- W dolnej połowie okna głównego wprowadź wymagany tekst i sformatuj go za pomocą panelu o tej samej nazwie nad polem tekstowym. Możesz także wstawić dowolny obraz, wizytówkę lub link do dokumentu html.
Jak ustawić program Outlook 2007 tak, aby automatycznie wstawiał podpis do wiadomości
Aby aktywować tę funkcję, musisz:
- Wybierz nazwę żądanej wstawki z listy po lewej stronie.
- Na prawej liście wybierz konto, które będzie z niego korzystać iw jakich przypadkach zostanie wstawione (nowe wiadomości lub odpowiedź na wysłany list).
To kończy procedurę konfigurowania automatycznego wstawiania podpisów w Outlooku.
Automatyczna odpowiedź na wiadomości
Ta funkcja umożliwia odpowiadanie na przychodzące wiadomości e-mail od określonych lub dowolnych nadawców za pomocą wstępnie przygotowanego wpisu. Aby go stworzyć, potrzebujesz:
- W menu „Plik” wybierz „Utwórz” i „Wiadomość” lub użyj „klawisza skrótu” Ctrl + N.
- W oknie, które się otworzy, wprowadź cały wymagany tekst.
- Zapisz jako.oft (szablon programu Outlook) za pomocą polecenia Zapisz jako….
Algorytm konfigurowania automatycznej odpowiedzi w programie Outlook 2007 jest następującysposób:
- W menu głównym wybierz „Usługa” > „Reguły i alerty”.
- W nowym oknie kliknij LPM przycisk „Nowy…”.
- W pierwszym oknie dialogowym „Kreator reguł” wybierz wiersz „Sprawdź wiadomości po otrzymaniu” i kliknij „Dalej”.
- W drugim oknie dialogowym „Kreatora” zaznacz pole „Zaadresowane tylko do mnie” i ponownie kliknij „Dalej”.
- W trzecim oknie zaznacz pole „Odpowiedz, używając określonego szablonu”. W bloku „Krok 2” kliknij słowa podświetlone na niebiesko i wybierz wstępnie utworzony plik z rozszerzeniem.oft.
- W czwartym oknie określ wyjątki dla automatycznej odpowiedzi.
- W ostatnim oknie wprowadź nazwę reguły i zaznacz pole wyboru „Włącz regułę”, aby rozpocząć jej działanie.
Aby zmienić lub usunąć utworzoną regułę, musisz kliknąć przyciski o tej samej nazwie w oknie „Reguły i powiadomienia”. W ten sposób można skonfigurować automatyczną odpowiedź w programie Outlook 2007.
Zmiana czasu
Oprócz możliwości pracy z pocztą, Outlook zawiera organizer z kalendarzem. Czasami organizator wyświetla czas w formacie 12-godzinnym przyjętym w Stanach Zjednoczonych. Nie ma zintegrowanego sposobu na ustawienie czasu w Outlooku na zwykły format 24-godzinny, ponieważ program zależy od ustawień systemu operacyjnego Windows. Aby je zmienić, potrzebujesz:
- Przejdź do "Panelu sterowania" i przejdź do "Opcje regionalne i językowe" lub "Język" dla Windows 8.
- Dla WindowsXP: „Ustawienia” > Zakładka „Czas”> wybierz format czasu gg:mm:ss tt lub GG:mm:ss odpowiednio dla czasu 12- i 24-godzinnego.
- W systemie Windows 7: pierwsza karta > Przycisk „Więcej opcji” > „Czas”. Wprowadź lub wybierz wartości z pierwszego kroku w odpowiednich wierszach.
- W systemie Windows 8: „Język”> „Zmień format daty itp.” > „Dodatkowe parametry”> „Czas”.
- Naciśnij "OK", aby zapisać ustawienia.
To kończy ustawianie czasu.
Alerty
Klient poczty e-mail, który nie powiadamia użytkownika o nowych wiadomościach, to bezużyteczny zestaw ładnych okien. W razie potrzeby możesz łatwo skonfigurować alerty w Outlooku. Aby to zrobić, potrzebujesz:
- Otwórz okno "Opcje" i kliknij przycisk "Opcje poczty" na pierwszej karcie.
- W oknie dialogowym kliknij „Więcej opcji”.
- W nowym oknie w bloku „Po otrzymaniu nowej wiadomości w folderze Skrzynka odbiorcza” zaznacz żądane formy powiadomień.
- Aby zmienić parametry wyskakującego powiadomienia na „Pulpicie”, kliknij przycisk „Ustawienia powiadomień na pulpicie…”. Możesz zmienić jego przezroczystość i czas wyświetlania.
Istnieje tyle sposobów konfigurowania różnych funkcji w Outlooku, ile jest ich samych. Ale ta procedura jest na tyle prosta, że poradzi sobie z nią zwykły użytkownik.
