Większość nowoczesnych firm utrzymuje kontakt z klientami za pośrednictwem Internetu: poczty e-mail, sieci społecznościowych i komunikatorów internetowych. To znacznie ułatwia proces kontaktu z opinią publiczną, ale także powoduje pewne problemy z bezpieczeństwem i zaufaniem. Oszuści mogą używać nazwy organizacji do oszukiwania użytkowników. Dlatego konta firmowe powinny wyglądać wyjątkowo i potwierdzać oficjalność. W tym celu wykorzystywane są firmowe adresy e-mail z domeną firmy. Pozwalają nie tylko potwierdzić, że ten kanał komunikacji prowadzi bezpośrednio do organizacji, ale także podkreślić jej powagę i reprezentatywność.
Poczta korporacyjna: definicja i tworzenie
Jeśli myślisz o tym, jak stworzyć firmową wiadomość e-mail, warto najpierw zrozumieć, co to jest i jak możesz rozwiązać problem.
Poczta firmowa to taki system adresów poczty elektronicznej, którym zarządza administracja firmy,ma osobną domenę w adresie po znaku @ i ma pewne dedykowane zasoby do prowadzenia działalności: wspólny kalendarz, przechowywanie w chmurze, automatyczne wysyłanie poczty. Taka poczta zapewnia inne opcje, takie jak zarządzanie kontami pracowników, ich tworzenie oraz używanie krótkich i prostych adresów skrzynek pocztowych.
Wielu dostawców usług hostingowych oferuje swoim klientom własne usługi poczty korporacyjnej. Możesz również utworzyć serwer pocztowy, kupując specjalny sprzęt lub hostując go na serwerze w chmurze. Ale być może najłatwiejszym i najtańszym sposobem jest skorzystanie z usług dużych usług pocztowych Google lub Yandex.
Rejestracja domeny
Pierwszą rzeczą, o której należy pomyśleć po pytaniu „jak utworzyć pocztę firmową z własną domeną”, jest utworzenie własnej domeny. Możesz to zrobić ze specjalnymi rejestratorami lub hosterami, którzy wynajmują nazwy domen. Aby to zrobić, musisz wybrać, w której strefie będzie Twoja domena. Obecnie jest ich ogromna liczba: od krajowych (.ru,.ua,.de) i terytorialnych (.su,.eu) po te związane z zawodami i zainteresowaniami (.online,.run,.website,.club,.gra,.praca). Istnieje ponad 1000 różnych stref, a cena wynajmu może wahać się od 100 do setek tysięcy rubli, w zależności od ekskluzywności i rzadkości strefy.
Poza tym, jeśli żądana nazwa domeny jest już zajęta, możesz spróbować ją kupić, ale wtedy cena emisyjna wyniesie co najmniej kilkadziesiąt tysięcy rubli. Ale warto, jeśli planujesz również stworzyć lub przenieść witrynę w ramach tegodomena.
Gdy udało Ci się utworzyć firmową domenę pocztową, możesz pomyśleć o pracy serwera pocztowego.
Silnik serwera poczty w Twojej domenie
Aby rozpocząć tworzenie poczty, musisz zrozumieć przynajmniej podstawy serwera pocztowego.
Do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail wymagany jest serwer pocztowy. Wykorzystuje określone ustawienia domeny do nawiązania połączenia z serwerem odbiorcy. Ustawienia te nazywane są rekordami MX i dostarczają programowi informacji, które serwery akceptują pocztę przychodzącą z danej domeny. Aby odbierać wiadomości, serwer kontaktuje się również z domeną nadawcy i analizuje dane z rekordów SPF, które wskazują, który serwer może używać domeny do wysyłania wiadomości. Domena jest również weryfikowana przez obecność klucza DKIM potwierdzającego bezpieczeństwo źródła.
Więc Twoja domena musi mieć prawidłowe wartości MX i SPF w DNS, aby móc współpracować z serwerem pocztowym. Istnieje duża liczba serwerów pocztowych, ale najbardziej dostępne, niezawodne i bezpieczne są jednocześnie najbardziej popularne - są to usługi Google i Yandex. Ich zalety to darmowy hosting (na stałe dla Yandex i 2 tygodnie dla Google) serwera pocztowego dla domeny, profesjonalne i terminowe wsparcie, stałe wsparcie w pracy z pocztą.
Jak utworzyć firmową pocztę w Google?
Rozpocznij korzystanie z poczty firmowejz Google jest możliwe po zarejestrowaniu się w specjalnej usłudze dla biznesu - G Suite. W tym celu przejdź do strony serwisu i podaj następujące dane:
- Nazwa firmy.
- Liczba pracowników.
- Nazwa domeny (jeśli nie jest dostępna, możesz zarejestrować się bezpośrednio ze strony usługi).
- Numer telefonu.
- Adres pocztowy, który sprawdzasz regularnie.
Po rejestracji użytkownik otrzymuje możliwość dalszej konfiguracji poczty firmowej.
Ale przede wszystkim musisz potwierdzić własność domeny. Wygodne jest, że Google określa rejestratora i przedstawia z nim zalecenia dotyczące konfiguracji DNS w celu potwierdzenia. Można to zrobić na 4 sposoby:
- Przez rekord TXT.
- Przez CNAME.
- Przez rekord MX.
- Za pomocą kodu HTML na stronie (jeśli istnieje).
Pierwsza metoda polega na dodaniu rekordu kontrolnego TXT w ustawieniach DNS domeny, które zostaną dostarczone przez G Suite. Druga i trzecia metoda różnią się od pierwszej jedynie rodzajem zapisu. A czwarty można zrobić tylko wtedy, gdy masz witrynę internetową: musisz utworzyć stronę o określonej nazwie (ustawionej przez usługę) i dodać do niej określony kod weryfikacyjny.
Po potwierdzeniu ustawienia poczty firmowej stają się dostępne.
Ustawienia i funkcje poczty Google
Google udostępnia wiele różnych zaawansowanych ustawień i funkcji do dostosowania, z których wszystkie są płatne. Uwaga:
- Po pierwsze, zaAby zwiększyć bezpieczeństwo, możesz włączyć funkcje, takie jak jednokrotne logowanie. Pozwala to na upoważnienie pracowników kont pocztowych za pomocą strony internetowej do logowania się specjalnie dla tych osób. Lub na przykład zarządzanie hasłami, które pozwoli odzyskać utracone lub zmienić hasła pracowników. Oprócz zarządzania interfejsem Google API, który umożliwia wyłączenie usług innych firm ze skrzynki pocztowej i dysku.
- Po drugie, możesz dodać użytkowników do systemu poczty. Aby to zrobić, musisz kliknąć ikonę „+” w odpowiednim panelu i wprowadzić informacje o pracowniku, wskazując nowy adres pocztowy w swoim systemie i ustawiając oryginalne hasło. Korzystając z tych danych, będzie mógł zalogować się na swoje konto firmowe.
- Po trzecie, w razie potrzeby możesz utworzyć aliasy dla adresów e-mail. Czyli drugi adres, z którego listy będą przekazywane na oryginalny.
- Po czwarte, istnieje możliwość organizowania grup i masowych wysyłek, aby pracownicy mogli się komunikować.
Oprócz konta e-mail wszyscy pracownicy otrzymają co najmniej 30 GB miejsca na dysku, zsynchronizowany kalendarz, konto Google+ oraz dostęp do wszystkich usług Google.
Jak stworzyć pocztę firmową w Yandex?
Aby to zrobić, musisz wykonać prawie te same czynności, co w przypadku usługi Google. Musisz zarejestrować domenę w Yandex. Mail, potwierdzić, że należy ona do Ciebie (poprzez kod html i ustawienia MX) i przejść do ustawień.
Jest niewielka różnica -„Yandex” oferuje użytkownikowi delegowanie domeny pod kontrolę giganta wyszukiwania w celu uniknięcia ręcznych ustawień DNS. Można to zrobić za pośrednictwem strony internetowej rejestratora, postępując zgodnie ze szczegółowymi instrukcjami Yandex.
Po wykonaniu tych wszystkich czynności możesz zacząć poznawać wszystkie możliwości darmowej poczty dla domeny od Yandex.
Ustawienia i opcje poczty Yandex
Pierwszą rzeczą, jaką zaoferuje Yandex, jest dodanie rekordu DKIM dla Twojej domeny, aby e-maile były skuteczniej sprawdzane pod kątem spamu.
Tworzenie kont dla pracowników również jest tutaj łatwe: wystarczy wpisać imię i nazwisko, adres i początkowe hasło. Te informacje pomogą Ci zalogować się na swoje konto. Administrowanie kontem umożliwia zmianę danych osobowych, zmianę hasła i statusu użytkownika w systemie firmowym.
"Yandex" pozwala na utworzenie do 1000 adresów pocztowych, ich właściciele mogą używać miejsca na dysku i innych usług jako zwykły użytkownik. A administrator może tworzyć masowe wysyłki i czaty, aliasy adresów i jednokrotne logowanie.
Wynik
Podjęcie ważnego kroku, jakim jest podjęcie decyzji o stworzeniu korporacyjnej poczty na drodze do zbudowania reprezentatywnego i solidnego zespołu, który jest rozpoznawany i chce robić interesy, jest tym, do czego powinna dążyć każda aspirująca firma. I nie wymaga dużych inwestycji: korzystanie z hostingu poczty dwóch największych firm z branży internetowejtechnologii, możesz zorganizować swój własny firmowy system pocztowy. Co więcej, jeśli ograniczenia darmowego „Yandex” stały się dla firmy namacalne, to istnieje możliwość bezbolesnej integracji z płatną usługą G Suite, w której te niedociągnięcia są usuwane.
