Większość zwykłych użytkowników pracuje z pocztą e-mail bezpośrednio w witrynie. Funkcjonalność, którą zapewnia, wystarczy do tworzenia i odbierania wiadomości e-mail. Ale co, jeśli chcesz wysłać ten sam list do dużej liczby osób, musisz wysłać określoną wiadomość w określonym czasie, nadal wysyłać listy bez udziału osoby, gdy wygrzewa się na plaży na wakacjach? W takich przypadkach na ratunek przychodzą wszelkiego rodzaju programy i usługi do automatycznej wysyłki. Różnią się funkcjonalnością, płatne/bezpłatne, cechami pracy i wieloma innymi czynnikami, ale łączy je to, że nie potrzebują stałej obecności osoby do pracy. E-maile mogą być wysyłane 24 godziny na dobę z różnymi regulowanymi interwałami.
Dlaczego potrzebujemy biuletynów?
Opinia, że strona internetowa jest głównym i najskuteczniejszym narzędziem marketingowym, jest daleka od prawdy. Większość kupujących produkt lub usługę w jednymodwiedzenie strony internetowej nie jest jeszcze gotowe do podjęcia decyzji o zakupie. Powody mogą być różne i nie na ostatnim miejscu jest banalne zapomnienie. Klienci po prostu nie pamiętają, że zobaczyli coś, co przykuło ich uwagę. Niektórym potencjalnym nabywcom trzeba wielokrotnie przypominać o sobie, aż w końcu dokonają zakupu. A wysyłana automatyczna wiadomość e-mail służy jako takie przypomnienie.
Możliwości klientów i usług pocztowych
Istnieje wiele programów i usług do automatycznego wysyłania korespondencji, zarówno płatnych, jak i bezpłatnych. Ich funkcjonalność nie ogranicza się do wysyłania listów bez ingerencji człowieka, ich możliwości są znacznie szersze:
- Przed masową wysyłką można przetestować skuteczność listów na wybranej grupie użytkowników, badając statystyki nadawania i dostarczania tych listów, aktywność klientów po ich otrzymaniu.
- Usługi umożliwiają regularne aktualizowanie listy subskrybentów poprzez przetwarzanie komunikatów serwisowych o błędach dostarczania. Dzięki temu zasoby systemowe nie są marnowane na bezużyteczne wysyłanie poczty na adresy, które już nie istnieją.
- Dane statystyczne dotyczące kliknięć linków w wiadomościach e-mail pomogą ocenić skuteczność kampanii reklamowej.
- Wbudowana technologia określania lokalizacji subskrybentów pozwoli Ci wybierać listy do wysłania na podstawie położenia geograficznego.
- Baza do wysyłania listów może być uzupełniana na różne automatyczne sposoby, na przykład poprzez skanowaniewitryny w sieci.
Skonfigurowane są również automatyczne odpowiedzi na listy. Przyda się to np. podczas wychodzenia. Osoba, która go napisała, może zostać poinformowana, że pismo dotarło, ale odpowiedź na nie będzie po zwrocie po pewnym czasie. Jeśli nastąpiła zmiana adresu e-mail, odbieranie poczty wysłanej na stary adres jest bardzo łatwe - wystarczy skonfigurować przekazywanie. Ale jak poinformować wszystkich, którzy piszą, że stary adres jest już nieaktualny, a następnym razem lepiej napisać bezpośrednio pod inny? Pomoże w tym automatyczne pisanie.
Takie programy zwykle mają typowe szablony listów, które można łatwo modyfikować w celu dostosowania do własnych potrzeb. Dzięki temu automatyczna wysyłka umożliwia promocję towarów i usług przy minimalnym nakładzie czasu i pieniędzy na reklamę, przetwarzanie i analizę korespondencji.
Co wysłać?
Najpopularniejsze listy to pozdrowienia (np. po zarejestrowaniu się w zasobie) i podziękowania (np. za doskonałe zamówienie lub długoletnią współpracę z firmą).
Pozdrowienia to najczęściej czytane litery. Ludzie są przyzwyczajeni do ich oglądania, większość z nich otwiera je w poszukiwaniu przydatnych lub interesujących informacji.
Listy z podziękowaniami mogą zawierać informacje o zamówieniu, sposobie dostawy, różnych promocjach i rabatach dla stałych klientów. To wszystko przyciąga ludzi, a takie listy z reguły też są czytane lub przynajmniej od niechcenia przeglądane.
Automatyczne pisanie możeoferować produkty związane z tymi, które dana osoba kupiła lub którymi była zainteresowana. Listy pozwolą Ci pogratulować np. wszystkiego najlepszego, złożysz indywidualną korzystną ofertę.
Do pracy ze złożonymi problemami klientów będą oczywiście potrzebni już specjaliści. Jednak prostsze problemy, dzięki automatycznym listom, można rozwiązywać przez całą dobę, gdy użytkownicy ich potrzebują.
Spośród całej gamy programów i usług, program Microsoft Outlook jest dobrze znany, więc metody tworzenia list mailingowych, automatycznych odpowiedzi i przesyłania niektórych listów na inne adresy będą brane pod uwagę na jego przykładzie.
Biuletyn
Aby wysłać list do dużej grupy osób, nie ma potrzeby ręcznego dodawania ich do listy mailingowej za każdym razem. W tym celu możesz utworzyć listę mailingową. Na karcie „główna” w programie musisz wybrać element „utwórz grupę kontaktów”, a następnie określić nazwę tej grupy i dodać do niej członków. Lista uczestników i nazwa grupy, jeśli to konieczne, są edytowane lub całkowicie usuwane. Ten sam kontakt można zaliczyć do dowolnie dużej liczby grup użytkowników, do których będzie wykonywany automatyczny mailing. Oszczędza to dużo czasu.
Pisanie automatyczne: jak to zrobić
Czasami konieczne jest wysłanie listu automatycznego w ściśle określonym czasie, a w przypadku nieobecności samego nadawcy przy komputerze. Automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail w Outlooku właśnie to umożliwia. Powinieneś napisać zwykły listzałącz pliki, które chcesz do niego, określ odbiorcę (odbiorców) lub listę mailingową, a następnie przejdź do sekcji menu "opcje". W dalszej części tej sekcji zaznaczona jest pozycja "opóźnienie dostawy", a następnie - "nie dostarczaj do". Następnie konfiguruje się wszystkie niezbędne parametry, w tym datę i godzinę wysłania listu, obecność lub brak powiadomień o doręczeniu i przeczytaniu itp.
Po określeniu wszystkich niezbędnych danych wyślij e-mail. Zostanie on zapisany w folderze wysłanych listów, ale faktycznie trafi do odbiorcy tylko w określonym dniu i godzinie. Ważne jest, aby w tym czasie komputer był włączony, program na nim działał, a także było połączenie z Internetem. Jeżeli warunki te nie zostały stworzone we właściwym czasie, to automatyczne wysyłanie listów nastąpi w momencie ich ostatecznego spełnienia. Nie jest to zbyt wygodne, ale nic nie możesz na to poradzić.
Automatyczne przesyłanie wiadomości e-mail programu Outlook
Istnieją dwa sposoby wysyłania listów od pierwszego adresata do innych - przekazywanie i przekierowanie. Przesyłane listy wyróżnia obecność w temacie skrótu FW, a odbiorca widzi, z jakiego adresu list został pierwotnie wysłany, a z jakiego został mu później przekazany. Przekierowanie nie jest zauważalne dla odbiorcy, widzi on list wysłany przez pierwszego nadawcę.
Kontrola przekazywania
Możesz skonfigurować przekazywanie absolutnie wszystkich wiadomości lub utworzyć reguły określające, co i kiedy powinno być przekazywane. W takim przypadku przekazane wiadomości są przechowywane w folderze"W pudełku". Program analizuje wysłane pismo i jeśli spełnia warunki określone w regulaminie, to wykonuje akcję określoną tą regułą. Może to być nie tylko automatyczne przekazywanie listów lub odpowiedzi na nie, ale także przenoszenie ich do określonego folderu, czyli sortowanie, usuwanie itp.
Aby utworzyć reguły przetwarzania korespondencji przychodzącej, musisz wybrać element „reguły” na głównej karcie programu. Ponadto w menu „Zarządzaj regułami i alertami” algorytmy przetwarzania otrzymanych listów są już bezpośrednio skonfigurowane.
Odmowa przekazania
Niektórych wiadomości e-mail nie można przekazać dalej - dzieje się tak, gdy nadawca umieścił ochronę wysyłanej poczty, uniemożliwiając odbiorcy udostępnianie tych informacji innym osobom. Takie ograniczenie jest usuwane tylko przez nadawcę, odbiorca nie będzie mógł tego w żaden sposób zrobić.
Również w firmach administrator systemu może ustawić własne reguły, które ograniczają lub zabraniają pełnego przesyłania listów poza sieć firmy, a czasem nawet w jej obrębie. Ma to na celu ochronę informacji firmowych.
Odpowiedzi automatyczne
Jeśli adresat jest nieobecny z powodu podróży służbowej, wakacji, choroby lub z innego powodu, można ustawić automatyczne odpowiedzi na listy. Jeśli poczta znajduje się w firmowej usłudze pocztowej, możesz również tworzyć różne odpowiedzi na listy przychodzące od innych pracowników firmy oraz na te otrzymane z zewnątrz.
Aby włączyć tę funkcję, w menu programu w sekcji „Plik” wybierz pozycję „Odpowiedzi automatyczne”, w której należy wybrać opcję „Wyślij odpowiedzi automatyczne”. W tej części wpisuje się treść listów i wskazuje okres, w którym te odpowiedzi zostaną wysłane. Jeśli użytkownik jest online przed końcem tego okresu, zostanie poproszony o wyłączenie tej funkcji.
W okresie ważności automatycznych odpowiedzi możesz ustawić reguły przetwarzania poczty, na przykład, aby przekazać je innym pracownikom firmy, którzy mogą rozwiązać zaistniałe problemy itp.
Szczegółowa pomoc jest dostępna w programie, a także podpowiedzi pomagające uniknąć typowych błędów podczas pracy z nim.
