E-mail, ze względu na dużą liczbę przewag nad listami papierowymi, od dawna stał się jednym z głównych rodzajów komunikacji. Jednak, podobnie jak wiele innych nowinek technologicznych, ten rodzaj komunikacji rządzi się swoimi prawami. Pomimo tego, że komunikacja za pośrednictwem poczty internetowej stała się integralną częścią wielu dziedzin życia, większość użytkowników nie będzie w stanie odpowiedzieć na pytanie, jakie są składniki wiadomości e-mail.
Struktura wiadomości e-mail z punktu widzenia użytkownika
Wiadomości e-mail są podobne i bardzo różnią się od listów papierowych znanych starszemu pokoleniu. Ale niezależnie od usługi poczty e-mail struktura wiadomości e-mail jest zawsze taka sama. Wymieńmy składniki wiadomości e-mail, krótko opisując każdy z nich:
- Pole "Do". To pole zawiera adres odbiorcy. Jeśli jest wielu odbiorców, oddziel ich średnikami.
- Pole „Temat”. W wielu usługach pocztowych jest to obowiązkowe. A użytkownikom łatwiej będzie znaleźć literę, jeśli temat jest w niej poprawnie wskazany.
- Treść listu. Treść wiadomości e-mail zawiera główny tekst.
Ukryte komponenty poczty e-mail
Przyjrzeliśmy się widocznej strukturze listu. Ale oprócz elementów widocznych gołym okiem, do składników wiadomości e-mail można również przypisać następujące pola:
- od kogo (to pole jest wypełniane automatycznie);
- kopia (oprócz głównego adresata kopia listu jest wysyłana do kogoś innego);
- ślepa kopia (używana, gdy kopia listu musi zostać wysłana bez informowania głównego adresata);
- załączniki.
Wyślij e-maile z technicznego punktu widzenia
Z technicznego punktu widzenia każdy e-mail zawiera również następujące elementy:
- Nagłówki lub, jak się je nazywa, koperty protokołu SMTP. Te nagłówki mogą, ale nie muszą być zawarte w treści wiadomości e-mail. Oznacza to, że możliwa jest sytuacja, w której serwer pocztowy ma więcej informacji, niż jest to wskazane w treści wiadomości. Nagłówek zawiera adresy nadawcy, odbiorców i adres hosta wysyłającego.
- Sama wiadomość w języku protokołów SMTPo nazwie Dane. To z kolei dzieli się na:
- nagłówek listu - analogicznie do poczty papierowej zawiera dane o serwerach pocztowych, przez które list przeszedł, oraz kilka innych informacji;
- treść listu - treść samego listu.
Struktura e-maili do korespondencji biznesowej
Jeśli do tej pory mówiliśmy o strukturze wiadomości e-mail z technicznego punktu widzenia, teraz spójrzmy na elementy dobrze napisanego e-maila do korespondencji biznesowej, ponieważ każda szanująca się firma stara się przestrzegać z ogólnie przyjętymi standardami komunikacji.
Chociaż istnieje wiele różnych klasyfikacji wiadomości elektronicznych, są one podzielone na dwie grupy zgodnie ze strukturą projektu. Pierwsza grupa to listy komunikacyjne, wykorzystywane w trakcie pracy. Drugie to listy zgody: komunikaty podsumowujące spotkanie, wskazujące terminy zakończenia prac i inne ważne aspekty wyjaśniające działania wymagane od każdej ze stron.
Wymieńmy składniki każdego typu wiadomości e-mail osobno.
Komunikacja listowa
Jego struktura musi zawierać:
- Temat wiadomości e-mail. W tym polu najlepiej jest dokładnie określić, czego oczekujesz od gospodarza, np. uzgodnić godzinę spotkania, listę spraw do rozważenia itd.
- Pozdrowienia. Nawet jeśli list ma być wysłany do kilku osób,etyka komunikacji biznesowej zakłada obowiązkowe powitanie adresatów.
- Treść wiadomości. Rzeczywisty tekst wiadomości e-mail, opisujący żądanie tak szczegółowo, jak to możliwe.
- Podpis firmy. Punkt, o którym wiele osób zapomina. Prawidłowo skomponowany szablon podpisu zawiera imię i nazwisko oraz stanowisko autora, jego dane kontaktowe (numer telefonu, linki do strony internetowej firmy, e-mail itp.). Podpis może się różnić w zależności od zasad i przepisów przyjętych przez organizację.
- Pola „Do” i „DW”. Nie bez powodu są one wymienione na końcu - wypełniając je jako ostatnie, wykluczysz możliwość wysłania niedokończonej lub niezweryfikowanej wiadomości.
Porozumienie
Jak wspomniano powyżej, ten rodzaj wiadomości elektronicznej służy do podsumowania wyników spotkania, wskazania planu działania dla każdej ze stron oraz ustalenia terminów. Takie listy są rodzajem „protokołu” spotkań i pozwalają na wygodne porządkowanie informacji. List tego typu budowany jest zgodnie z planem:
- Pozdrowienia. Jeśli liczba uczestników spotkania podsumowana w liście była niewielka, możesz wymienić wszystkich po imieniu lub zastosować uogólniony rodzaj powitania.
- Powtórz cel spotkania, którego wyniki podsumowane są w liście.
- Lista zagadnień poruszanych podczas spotkania. Dla każdego zagadnienia wskazane są umowy, decyzje i terminy realizacji.
- Lista problemów, które nie wymagają pilnego rozwiązania, ale nie należy ich przeoczyć.
- Doprecyzowanie opinii uczestników spotkania – czy wszystko jest brane pod uwagę?
- Podpis szablonu.
